La mise en place d’un site internet pour une institution comporte un ensemble d’aspects qu’il faut bien comprendre et respecter. La conception, les choix techniques, les aspects juridiques, le référencement et la valorisation du contenu sont des étapes qui demandent chacune son lot de compétences et soulèvent des points d’attention. L’aide d’un professionnel est précieuse afin que le résultat final réponde à toutes les attentes et obligations associées à ce projet de communication.

J’ai été sollicité pour présenter les aspects techniques qui entrent en jeu lors de la refonte ou de la mise en place d’un nouveau site internet. En effet le moment de la refonte est souvent l’occasion de repenser les messages et la stratégie de communication, et d’affiner les outils en fonction des exigences actuelles.

Les petites structures, associatives mais aussi entrepreneuriales, souvent, ne disposent pas en interne de toutes les compétences pour couvrir les exigences d’un projet internet. Les évolutions rapides de ces dernières années ont progressivement apporté une complexité technique avec la multiplication des supports de communication. De nouvelles normes juridiques demandent des attentions que l’on oublie souvent.

L’aide d’un professionnel est souvent très précieuse, peut faire gagner du temps et éviter des manques ou des oublis que l’on regretterait plus tard. Mais faire appel à un professionnel demande aussi la capacité de définir ses besoins, de distinguer ce qui doit être sous-traité de ce que l’on veut traiter en interne, de préciser la demande pour solliciter un devis.

Dans cet article je voudrais proposer quelques points à prendre en compte dans cette démarche, en fournissant quelques éléments et points d’attention à mon avis importants.

La conception

De nombreux ouvrages, revues, formations sont dédiés à la conception d’un site internet où interagissent des exigences graphiques, ergonomiques et psychologiques afin que le visiteur du site fasse une expérience agréable et efficace. Les nombreux conseils, normes et préconisations que l’on peut étudier doivent se corréler ensuite aux objectifs du site et au public que l’on vise. Importantes, et souvent négligées, sont les normes d’accessibilité : un ensemble de règles qui permettent la consultation du site par des personnes avec des handicaps visuels ; ces mêmes normes facilitent le référencement par les moteurs de recherche.

Avant de choisir l’aspect graphique il est bien de formaliser le contenu que l’on souhaite publier et son organisation. Une aide précieuse pour ce travail consiste à bien se représenter les destinataires de notre site, et de vérifier comment le contenu leur parle (le concept de « persona »). Définir une bonne architecture de l’information aidera à la mise en place du système de navigation du site.

Un mot d’ordre résonne souvent quand on entreprend l’exercice de communiquer sur internet : « priorité à la simplicité ». C’est un principe qui se décline de différentes façons : supprimer les gadgets inutiles, ne retenir que les informations qui peuvent bien s’afficher sur un écran de petite taille, simplifier le langage.

Prendre le temps pour regarder et analyser différents sites de qualité, réalisés par des professionnels compétents, est une bonne manière pour s’inspirer et retenir des détails et des solutions à intégrer dans notre propre projet. C’est aussi une façon efficace de dialoguer avec un prestataire : lui montrer des sites qui nous inspirent en lui expliquant pour quelles raisons.

Un site internet s’inscrit toujours dans un environnement de communication plus étendu : réseaux sociaux, mailings, d’autres sites partenaires, d’autres médias (presse, radio, webtélé), campagnes et événements, partenariats et collaborations. Chaque outil a ses objectifs, mais aussi l’un soutient l’autre pour une efficacité optimale. Au contraire, si un site internet ne dispose pas de liens et d’interaction avec d’autres médias, il risque de devenir comme un panneau d’affichage dans un couloir où personne ne s’arrête.

Les choix technologiques

Le plus souvent un site internet est réalisé en s’appuyant sur une infrastructure technique déjà existante qui fournit des outils prêts pour la publication de contenu, des interfaces pour la gestion des droits d’accès aux rédacteurs et beaucoup d’autres fonctionnalités utiles. Il existe des solutions commerciales et des solutions proposées par le monde du logiciel libre.

On appelle ces outils des CMS : « Content Management System », ou en français « Systèmes de Gestion de Contenu ». Pour en citer quelques uns parmi les plus populaires : WordPress, Joomla, Spip, Drupal.

Plusieurs critères entrent en jeu pour le bon CMS : ce choix peut être confié au prestataire, mais on peut aussi l’imposer dans le cahier des charges en raison de certains avantages. Dans le cas d’une refonte, par exemple, il pourrait y avoir un nombre important de données anciennes à reprendre sur le nouveau site, et la facilité de migrer ces données pourrait être un critère déterminant. L’habitude des rédacteurs à une interface précise, ou la facilité de trouver un prestataire compétent, pourrait aussi être des critères de choix.

Chaque CMS propose des modèles d’affichage, souvent personnalisables avec un agencement, des images, des couleurs et des polices de caractères choisis spécifiquement pour le projet. Des modèles de qualité sont proposés sur internet à des coûts faibles, des nombreux catalogues bien documentés existent pour les systèmes les plus populaires. La disponibilité de ces modèles représente souvent un critère de choix déterminant, à moins que l’on ne souhaite développer son propre modèle pour répondre à des exigences de personnalisation plus importantes.

En général, je pense que la popularité, l’étendue des utilisateurs et la vitalité de la communauté des développeurs sont des critères importants à prendre en compte pour s’assurer de la pérennité et de la bonne évolution à long terme du CMS.

La reprise de données

Dans le cas d’une refonte il se peut qu’une quantité importante de données soit à récupérer et à republier. La question de la méthodologie à adopter pour la migration doit donc être abordée, et pourrait constituer un spécification à insérer dans le cahier des charges.

On peut souhaiter un transfert automatique des anciennes données vers le nouveau site. C’est certainement justifié quand la quantité de données est très importante, et quand la qualité et l’actualité de ces données est bien établie. Cette exigence pourrait influencer le choix du CMS vers un outil qui disposerait de fonctionnalités adaptées à cette tâche.

Des méthodologies plus manuelles s’adaptent mieux quand on veut profiter du transfert pour supprimer ou modifier des informations obsolètes, pour procéder à une réécriture de certaines pages ou pour actualiser et enrichir les contenus existants. La refonte d’un site est souvent l’occasion de repenser en profondeur la politique de communication ;  et souvent, repartir de zéro est un atout précieux dans cette démarche.

Obligations légales

C’est depuis 2004 que des lois françaises d’abord, européennes ensuite, définissent un ensemble d’obligations pour la publication d’un site internet professionnel. Au fil des années de nouvelles directives ont précisé et ajouté de nouveaux aspects.

Un site internet doit afficher les informations concernant la personne, ou l’organisation, qui publie le site, ainsi que le nom le mail et le téléphone de la personne responsable du contenu éditorial. Il doit aussi publier les coordonnées de l’hébergeur du site et les identifiants de la déclaration à la CNIL concernant les fichiers de données nominatives si cette déclaration a été effectuée. Ces informations sont normalement publiées dans une page, intitulée « Mentions légales » dont le lien est affiché dans le pied de page du site.

Lors de l’utilisation de « traceurs » le site doit obtenir explicitement l’autorisation du visiteur avant de les mettre en place.

Toutes les règles qui s’appliquent à la publication écrite s’appliquent aussi, notamment concernant le respect des droits d’auteur et la protection des données personnelles.  Une attention toute particulière doit être portée aux données définies « sensibles » : des « données à caractère personnel qui font apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes, ou qui sont relatives à leur santé ou à leur vie sexuelle » (définition dans https://fr.wikipedia.org/wiki/Donn%C3%A9es_sensibles).

Le nom de domaine

Le nom de domaine est un nom, identifiant unique qui permet de retrouver le site dans les millions de sites présents sur internet. Par exemple : monsite.com, www.masociete-maville.fr etc. Une correspondance unique est assurée entre un nom de domaine et l’adresse IP (un ensemble de 4 chiffres entre 0 et 255) qui identifie le serveur où le site est hébergé.

Le nom de domaine est loué pour une période limitée, renouvelable, auprès d’un « registrar » ou « bureau d’enregistrement ». La gestion du nom de domaine est distincte de celle du contenu du site et de son hébergement, même si parfois les trois aspects sont gérés à partir des mêmes interfaces.

La propriété du nom de domaine est une donnée stratégique de l’entreprise, elle doit être gardée et protégée. La perte du contrôle sur son propre nom de domaine peut entraîner des conséquences graves et très nuisibles, et la récupération de sa maîtrise pourrait être longue et coûteuse. Pour permettre de sous-traiter certains aspects de gestion, sans pour autant risquer la perte de la propriété, la plupart des registrars associent le nom de domaine à plusieurs comptes distincts : un compte propriétaire, un compte administratif (chargé notamment du renouvellement à échéance)  et un compte technique pour toutes les questions de programmation et de configuration qui sont normalement confiées au webmestre.

A un nom de domaine peuvent être associées des adresses mail spécifiques à l’organisation, du type compta@monsite.com, contact@monsite.com, support@monsite.com etc. Ces adresses mail peuvent fonctionner comme des « aliases » d’une adresse personnelle, vers la quelle le courrier est redirigé.

Hébergement

La mise en ligne d’un site internet passe par son installation sur un serveur directement connecté à internet. Certaines grosses structures disposent de leurs propres serveurs, parfois situés dans les locaux de l’entreprise, mais la plupart des sites internet sont hébergés dans des serveurs mis à disposition par des entreprises spécialisées, avec un large choix de fonctionnalités et de services associés, à des prix très différents.

On trouve aussi des propositions d’hébergement gratuit. Le plus souvent aucune garantie n’est donnée concernant les performances, et les sites hébergés pourraient se voir imposer des fenêtres de publicité gérées directement par l’hébergeur.

Le choix d’un type d’hébergement se fait en fonction de l’espace de stockage nécessaire, des bases de données à déployer, des performances requises en fonction des prévisions de montées en charge (cela peut se calculer en fonction du nombre de visiteurs qui pourraient accéder au site en même temps). Certains services associés (protections de sécurité, outils de mailing associés, sauvegardes, qualité du support technique) peuvent aussi devenir des éléments déterminants pour le choix.

Une fois choisi un hébergement, et le site installé sur le serveur que l’hébergeur a mis à disposition, le nom de domaine est configuré pour adresser toutes les requêtes internet vers ce serveur.

Maintenance et évolutions

Une fois en ligne, un site internet s’enrichit de contenus et de contributions. Il arrive que des modifications sont apportées car de nouveaux produits doivent être présentés ou l’organisation de l’entreprise évolue. La montée en charge de la fréquentation peut faire fléchir les performances, et des indicateurs de visites sont demandés par les services commerciaux afin de mesurer l’intérêt des visiteurs pour les différentes sections du site.

L’intervention régulière du webmestre maintient le site dans un état de fonctionnement optimal, et ses actions préventives garantissent, en cas de défaillance technique ou humaine, ou de malveillance, de revenir rapidement à un état de fonctionnement normal.

Des outils permettent aussi de surveiller le bon fonctionnement du site, et d’envoyer des alertes (par mail, par SMS…) dès qu’un problème est détecté.

L’aide d’un professionnel

J’ai énuméré les différents aspects liés directement à la mise en place d’un site internet. En effet une panoplie de métiers entrent en jeux, de la cartographie de données à l’ergonomie et au design, de la programmation informatique à l’intégration du code, de l’ingénierie des systèmes informatiques à celle des réseaux, du référencement au « community management », du reporting à la sécurité informatique, du droit français et européen au marketing et à l’écriture journalistique.

Certainement les petites entreprises et les organisations à but non lucratif ne disposent pas des moyens nécessaires pour intégrer toutes ces compétences au sein de leur propre organisation. L’aide d’une personne compétente devient à mon avis un atout important, même quand des budgets serrés ne permettent pas la sous-traitance complète du projet.

Sous forme de conseil ou de formation au personnel chargé du projet, l’intervention du prestataire peut éviter de longues pertes de temps et aussi prévenir des erreurs qui pourraient coûter cher plus tard. Lui confier quelques détails bien choisis dans la phase de conception et de réalisation du site pourrait apporter un gain de qualité qui influencerait sensiblement la popularité recherchée.

La formalisation du cahier des charges, surtout pour des projets ayant des spécificités importantes, peut demander le regard d’un professionnel pour mettre en évidence des zones d’ombre qui provoqueraient des malentendus lors de la réalisation.

Les compétences requises varient selon le périmètre d’intervention du professionnel. Une grosse agence peut mettre à disposition toute une équipe de personnes chacune spécialisée dans un métier, coordonnées par un chef de projet : bien sûr à des prix adaptés à l’investissement demandé.

Dans le cas d’un intervenant freelance, ou petite agence, il est important de vérifier le domaine de compétences. Il peut être très spécialisé dans un aspect précis, comme le référencement, ou l’infographie, ou la mise en place d’un CMS précis. Il peut avoir un profil plus journalistique, et savoir rédiger et composer pertinemment des contenus percutants. Des consultants savent porter un regard élargi sur un ensemble d’aspects avec pertinence, en s’appuyant sur l’expérience cumulée dans des situations variées.

Certes, une relation de confiance est nécessaire. De nombreuses années d’activité, en relation avec des organisations les plus diverses, m’ont montré combien l’efficacité et la qualité d’une prestation professionnelle dépasse la simple sphère contractuelle, pour s’appuyer aussi sur la confiance réciproque entre les parties prenantes.  C’est plus difficile de qualifier cette confiance, qui ne peut pas être contractualisée et qui se situe plus dans la sphère de la gratuité que dans celle de la rémunération pourtant nécessaire.

En conclusion, si je ne risquais pas de paraître prétentieux ou immodeste, ce qui n’est certainement pas mon cas,  j’oserais dire : « Comment choisir un partenaire de confiance ? essayez FBServices ! »